Change Management als Erfolgsfaktor

Es steht in jeder Strategie, in jedem Management Handbuch und jedem Leitfaden zur Unternehmenskultur: Das Change Management. Und gerade in der heutigen Zeit ist es wichtiger denn je. Trotzdem werden Veränderungsprozesse viel zu oft nicht vernünftig orchestriert und viele Aspekte schlichtweg ignoriert. Dabei ist auch das Change Management kein Hexenwerk – wenn man es ernst nimmt.

Zunächst ein wenig Hintergrundwissen

Der Ursprung des Change Managements liegt in der Theorie der Organisationsentwicklung. Diese wurde in den USA der 1930er Jahre erstmals entwickelt und in den 1940er weiter erprobt. Die Organisationsentwicklung ist ein Konzept, um soziale Veränderungsprozesse zu begleiten und umzusetzen. Sie befasst sich mit dem sozialen Gefüge, den Bedürfnissen und Abhängigkeiten innerhalb einer Organisation und versucht dieses zu optimieren. Das Change Management befasst sich nun damit, diese Prozesse zu begleiten und bei allen Veränderungen in einer Organisation zu optimieren.

Es ist gar nicht so leicht, eine passende Definition des Change Managements zu finden. Change kann so vieles sein und so unterschiedlich behandelt werden, dass eine Definition meistens zu allgemein oder zu technisch gerät. Der deutsche Begriff „Veränderungsmanagement“ ist jedoch keine schlechte Basis.

Nach unserem Verständnis bezeichnet das Change Management alle begleitenden Maßnahmen, die notwendig sind, um eine Veränderung in einer Organisation zum Erfolg zu führen. Je nach Art der Veränderung und den Rahmenbedingungen kann das Change Management dabei ganz unterschiedlich realisiert werden.

Wann wird Change Management überhaupt benötigt?

Change kann durch eine breite Palette von Entwicklungen ausgelöst werden. Mögliche Auslöser für einen Change in Unternehmen sind etwa:

• Der Wandel von Markt und Wettbewerb
• Technologische Fortschritte und Weiterentwicklungen
• Wandel der Arbeitswelt und Gesellschaft, z.B. Generation Y
• Globalisierung
• Veränderte Erwartungen der Mitarbeiter
• Politische Veränderungen

Diese Entwicklungen können beispielsweise auslösen, dass neue Programme eingeführt werden, Prozesse Anforderungen sich ändern oder, im schlechten Fall, auch, dass mitunter Arbeitsplätze wegfallen oder Gehälter gekürzt werden.

Solche Veränderungen stellen jede Organisation auf eine harte Probe. Das gilt für Mitarbeiter und Manager gleichermaßen. Umso wichtiger ist es daher, jede Veränderung mit Augenmaß, Fairness und transparenter, individueller Kommunikation zu begleiten. Das ist schwierig, kostet Zeit und Geld – aber nicht so viel, wie es kosten würde, darauf zu verzichten.

„Communication is key“

Eine entscheidende Voraussetzung für das Gelingen des Change Managements und der meisten Veränderungen im Allgemein ist eine transparente Kommunikation. Damit ist nicht gemeint, das Wort „Transparenz“ auf irgendwelche Management-Charts zu schreiben. Es geht darum, tatsächliche Transparenz zu leben und zu demonstrieren. Mitarbeiter sollten als mündige, mittdenkende Menschen wertgeschätzt werden. Das bedeutet, ihnen die Informationen zu geben, nach denen sie verlangen und auch auf ihr Feedback zu hören. 

Wenn große Veränderungen anstehen, dann sollten Mitarbeiter deshalb schon frühzeitig und auf dem Weg dorthin begleitet werden. Das gilt für Veränderungen in der Organisation, für neue Software und neue Prinzipien aber auch für potenziell negative Veränderungen. Wenn Mitarbeiter beispielsweise das Unternehmen verlassen müssen, dann finden sie das in aller Regel nicht erst am Tag ihrer Entlassung heraus. Stattdessen haben sie Sorgen und stecken alle anderen mit ihren Sorgen an. Ein fairer und transparenter Umgang verhindert Enttäuschungen und schwere Entscheidungen nicht, aber er macht sie erträglich und mildert die negativen Auswirkungen.

Wenn also die Mitarbeiter auf Veränderungen eingestellt und transparent über die Herausforderungen informiert sind, dann gibt es weiterhin eine wichtige Maxime zu beachten: Befähigen statt selbst machen. Traditionell wurden Talksheets vorbereitet, Tutorials geschrieben und aufgenommen und Informationen in Häppchen aufbereitet. Doch statt „mach das so oder so“ ist ein viel nachhaltiger Ansatz, zu sagen: „Probiere aus, was für dich am besten funktioniert. Das hier sind deine Möglichkeiten.“

Das klingt zunächst zeitaufwändig und anfangs ist es das auch. Doch mittel- und langfristig spart dieser Ansatz Zeit. Es ist ein gut beschriebenes Phänomen, das Menschen sich Inhalte und Verfahren um ein Vielfaches besser merken können, wenn sie sie getan haben und bestenfalls sogar selbst herausgefunden haben, wie etwas funktioniert. Der angenehmen Nebeneffekt: jeder wird selbst zum Botschafter, wenn er einen gutfunktionierenden Weg gefunden hat und motiviert andere, es ihm gleich zu tun.

Noch mehr zu den Methoden und Erfolgsfaktoren für gelungenen Change erfahren Sie in diesem Artikel:

Agiles Change Management

In Zeiten, da „agile“ in aller Munde ist und Scrum, Design Thinking und Kanban um sich greifen, ist auch der Schritt zum agilen Change Management nicht weit – und das ist weit mehr, als nur ein Trendbegriff.

Die Agilität beruht auf der Erkenntnis, dass es kein „fertig“ gibt, keinen stabilen Zustand, der zu erreichen oder wieder herzustellen ist. Stattdessen unterliegen Organisationen, Projekte und Produkte konstanten und stetigen Veränderungen. Für das klassische Change Management ist das ein Problem.

Dieser konstante Change ist ein Mindset und kann sich nur über Zeit entwickeln. Seine grundlegendste Eigenschaft ist die Erkenntnis, dass es einen stabilen Zustand von Prozessen und Programmen nicht mehr gibt. Cloud-Anwendungen beispielsweise leben unter anderem davon, dass Unternehmen stets die aktuellste Version nutzen können – und oft müssen. Die Anforderungen an agile Projekte verändern sich nach jedem Sprint, etablierte Prozesse müssen neben den internen Anforderungen eben immer auch die Umwelt anpassen. Je schneller die Welt sich dreht, desto schneller muss sich eben auch das Innenleben einer Organisation wandeln.

Konstanter Change beruht also darauf, Mitarbeiter und Prozesse darauf vorzubereiten, dass sich das gesamte Unternehmen in permanenter Bewegung befindet. Wenn Veränderungen begrüßt und gefördert werden, dann kann Change beflügeln, statt zu hemmen.