Kanban einfach erklärt

Kanban kann vieles verändern, zum Beispiel auch das Projektmanagement. Im Projektmanagement ist eines der häufigsten Probleme ein unübersichtlicher, nicht zu bewältigender Workload. Da stapeln sich die To-Dos, diverse Aufgaben sollen parallel erledigt werden und beim nächsten Statusmeeting stellt man fest, das nichts wirklich fertig geworden ist.

Genau an diesem Punkt setzt Kanban ein. Kanban verändert die Dinge die wir damit abbilden. Damit ist es eine optimale Methode zur Optimierung von Workflows und Arbeitspaketen. Ihr wichtigstes Prinzip ist die Visualisierung und die Konzentration auf einige wenige Aufgaben, die gleichzeitig bearbeitet werden. Um dieses Ziel zu erreichen, nutzt das Kanban-System einfache, aber effektive Methoden.

Die Geschichte von Kanban

Bevor wir in die Tiefen von Kanban gehen, lohnt sich ein kurzer Blick zurück. Bereits in den 1940er Jahren hat der japanische Autohersteller Toyota die „Just-in-Time“ Produktion eingeführt, um seine Effektivität zu steigern. Dieses Ziel wurde unter anderem durch die Einführung eines einfachen Diagramms erreicht, das der Organisation des Materials und der Arbeitsabläufe diente – die Geburtsstunde der Kanban-Boards.

Der Begriff „Kan Ban“ stammt aus dem Japanischen und bedeutet „Karte“, oder auch „Schild“. Auf dieser Karte, dem Board, werden die Aufgaben und ihr jeweiliger Status für alle deutlich visualisiert. So kann jeder im Team immer sofort erkennen, wo man sich im Prozess befindet, an welchen Aufgaben gearbeitet wird und wo möglicherweise Material-Engpässe sind. Diese Neuerung war für das Unternehmen Toyota damals ein bahnbrechender Erfolg.

Kanban-Boards

Ein Kanban-Board ist die bereits erwähnte Visualisierung eines Projektes in mehrere Spalten. Im einfachsten Fall heißen die Spalten beispielsweise „To-Dos“, „In Arbeit“ und „Erledigt.“ Jedes To-Do wird am Anfang auf eine Karte geschrieben und in der ganz linken Spalte platziert. Im Laufe eines Projektes „bewegen“ sich diese Kanban-Karten dann nach rechts durch die Spalten hindurch.

Wenn im Team entschieden wird, das To-Do A bearbeitet werden soll, dann wird die entsprechende Karte eine Spalte weiter in den Bereich „in Arbeit“ geschoben. Später, nach Abschluss der Tätigkeit, wandert sie schließlich weiter in den Bereich „erledigt.“ Wichtig ist dabei, dass es ein Limit gleichzeitig zu bearbeitender Aufgaben gibt, damit die Effizienz gewährleistet werden kann. Im Bereich "in Arbeit" können so zum Beispiel maximal zehn Kanban-Karten gleichzeitig sein.

Übrigens kann jedes Mitglied eines Teams bei Bedarf auch noch ein eigenes Board führen. Das nennt sich dann Personal Kanban und kann sinnvoll sein, um die Aufgaben einer Kanban-Karte noch feiner abzubilden und die eigene Arbeit zu strukturieren.

Das moderne Kanban

Prinzipiell folgen Kanban-Boards damit auch heute noch der gleichen Logik, wie zu ihren Anfängen in der Produktion von Toyota. Im Zentrum stehen noch immer die Visualisierung und der transparente, schnelle Durchlauf von Tasks. Doch im Laufe der Zeit wurde die Methodik in ungezählten Praxistests angereichert, optimiert und durch einige bekannte Prinzipien ergänzt. Ganz besonderen Schwung hat das Thema im Agile Kontext erhalten und durch die Anpassung an die moderne IT geradezu eine Wiederbelebung erfahren.

Der entscheidende Input dafür stammt von David J. Anderson, der 2007 in seiner Kanban-Definition ein auf inzwischen sechs Prinzipien und sechs Methoden basierendes System vorstellte. Seither hat natürlich auch hier eine Weiterentwicklung stattgefunden. Die Grundgedanken von David Anderson, die ja ihrerseits eine Weiterentwicklung des ursprünglichen Systems sind, gelten für alle Kanban-Projekte. Auch bei Scrum werden beispielsweise oft Kanban-Boards verwendet.

Der Regelkreis des Kanban-Prinzips dreht sich um diese sechs Elemente:

1. Visualisierung: die Darstellung des Projektworkflows
2. Arbeit begrenzen und Limits einhalten: ein Maximum definieren, an vielen Aufgaben parallel gearbeitet wird, um effektiv zu bleiben.
3. Workflow-Management: Definition von Regeln und Fokus auf konstantem, schnellem Durchfluss von Kanban-Karten
4. Regeln und Continuous Improvement etablieren: Einhaltung der vereinbarten Regeln und regelmäßiges, offenes Feedback zu allen Elementen des Projekts
5. Leadership / Verantwortung auf allen Ebenen:klare Verantwortlichkeiten bei möglichst hohem Grad von Eigenverantwortung etablieren
6. Zusammenarbeit optimieren: Mithilfe von Spielregeln, Modellen und wissenschaftlichen Methoden das Teamwork verbessern

Weitere gängige Standards sind zum Beispiel tägliche Standup-Meetings am Kanban Board, das Replenishment, sowie regelmäßige Operation Reviews und die weiteren sogenannten Kanban-Kadenzen. Alle Kadenzen haben sich bewährt, gehören aber nicht verpflichtend zum Regelkreis.

Vor- und Nachteile

Das größte Plus bei der Anwendung von Kanban ist seine Einfachheit. Die Regeln und Prinzipien sind überschaubar und dennoch hat das System bei richtiger Anwendung einen enormen Effekt. Durch die Visualisierung und die Reduktion auf eine machbare Anzahl paralleler Tätigkeiten, wird der Managementaufwand reduziert und gleichzeitig die Geschwindigkeit erhöht, mit der Aufgaben abgearbeitet werden. Diese Geschwindigkeit ist als „mittlere Durchlaufzeit“ messbar und kann dann sogar als KPI herhalten.

Einen großes Plus ist zudem die hohe Flexibilität bei neuen Anforderungen und Scope-Änderungen. Dadurch dass regelmäßig neu entschieden wird, welche Kanban-Karten weiterbewegt werden und der Backlog ohne Priorität daherkommt, kann schnell auf solche Änderungen reagiert werden.

Allerdings hat ein einfaches Kanban-System auch seine Grenzen. Bei langwierigen und sehr komplexen Projekten mit vielen Abhängigkeiten reichen die Informationen auf einem Kanban-Board nicht mehr aus. Hier ist eine Implementation von Upstream-Kanban oder von Kanban in mehreren Flightleveln sinnvoll oder notwendig.

Let’s get it started

Es lohnt sich eigentlich für alle Teams und Unternehmen, das Kanban-System zumindest einmal auszuprobieren. Der Vorteil der Methode ist ja gerade seine Einfachheit. Am besten nimmt man zu Beginn wirklich eine freie Fläche und klebt die entsprechenden Spalten ab. Mit Post-Its heftet man dann die anstehenden Aufgaben und Informationen eines Projektes daneben, wie bei einer To-Do-Liste.

Dann sollte in einem Meeting mit dem gesamten Team das Regelwerk besprochen und festgehalten werden. Das kann gerne auf einem Flipchart passieren, damit die Grundregeln gut sichtbar beim Board platziert werden. Und dann kann es schon losgehen und die ersten Kanban-Karten können in die „in Arbeit“-Spalte bewegt werden – voilá.

Wer dann tiefer einsteigen oder schon am Anfang an die Hand genommen werden möchte, kann hier auch wunderbar einen Agile Coach in Anspruch nehmen. Ein solcher Coach erklärt dem ganzen Team in Ruhe die Regeln und Vorteile des Kanban-Prinzips und unterstützt bei der Durchführung erster Projekte und Meetings.

Was besonders schön ist: Kanban eignet sich besonders gut fürs Change Management.

Kanban Implementierung

Stop starting, start finishing: Kanban hilft uns Prozesse zu visualisieren und in kurzen Iterationszyklen zu optimieren. Kanban lässt uns erkennen, wo das Problem liegt und gibt uns Methoden dies zu ändern. Wir helfen Ihnen Kanban, in Ihrem Unternehmen oder Ihrer Arbeitsgruppe zu implementieren.

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