6 Kanban Tools zur Steigerung der Produktivität

Jedes Unternehmen und jede Agentur, die etwas auf sich hält, hat momentan ihre Bürowände mit Post-It‘s gepflastert. Doch was für den Kritiker wie eine neumodische Spielerei aussieht, hat sich längst unzählige Male als potente Methode zum Taskmanagement bewiesen – die Rede ist von Kanban.

Kanban ist eine evolutionäre Change Management Methode und damit eine wunderbare Methode zur Optimierung von Workflows und Tasks. Ihr wichtigstes Prinzip ist die Konzentration auf einige wenige Aufgabe, die gleichzeitig bearbeitet werden. Um das zu erreichen, nutzt Kanban einige einfache, aber effektive Methoden. Auf den so genannten Kanban-Boards werden Projekte organisiert und visualisiert. Die Idee ist es, durch einen kontrollierten Workflow und einige einfache Regeln, dafür zu sorgen, dass im Projekt der Überblick gewahrt wird und der Durchlauf von erledigten Tasks möglichst hoch bleibt.

Doch um diesen Job zu erfüllen, muss das Board nicht unbedingt an die Wand gemalt werden.

Digitale Kanban Boards

Schon seit einiger Zeit gibt es mehrere Anbieter hervorragender digitaler Tools zur Nutzung der Kanban Prinzipien. Insbesondere für verteilt arbeitende Teams reicht ein physisches Board nicht aus, obwohl dieses das flexibelste ist. Doch was macht ein gutes Board aus? Die Antwort darauf ist natürlich immer etwas unterschiedlich. Deshalb lohnt es sich, mehrere Tools unter die Lupe zu nehmen und das passendste für die eigenen Ansprüche auszuwählen.

Grundsätzlich sollte aber jedes Kanban Tool die wichtigsten Prinzipien abdecken – und das möglichst unbegrenzt. Das heißt, dass verschiedene Boards mit freier Gestaltung der Spalten möglich sein sollten. Die Aufgabenkarten müssen flexibel sein und sollten Dateianhänge sowie Querverweise erlauben. Auch die Regeln für den Workflow und die Limits einer Spalte sollten definierbar sein. Nützlich, aber nicht für jeden Anwender notwendig, sind zudem Erweiterungsmöglichkeiten mit anderen Tools, etwa dem beliebten Jira oder Slack. Auch eine Automatisierungsengine kann hilfreich sein.

Darüber hinaus ist ein wichtiger Unterschied zwischen den Tools über den man zumindest nachdenken sollte, Fragen nach dem Speicherort der Daten. Manche Tools können nämlich nur über die Cloud des Anbieters genutzt werden, während andere auch einfach auf dem heimischen Server installiert und dort kontrolliert genutzt werden können. Die Beurteilung dieser Frage muss jeder selbst vornehmen – aber es sollte bewusst geschehen!

Sechs Kanban Tools

Nun zur Sache: Die folgenden sechs Tools sind speziell dafür entwickelt worden, die Kanban-Prinzipien digital abzubilden und weiterzuentwickeln. Alle hier vorgestellten Tools erledigen ihren Job und sind absolut zu empfehlen aber bei weitem nicht alle die es gibt, auch nicht alle guten.

Kanbanize

Wenn Sie keine Anwendungen von Drittanbietern integrieren möchten, ist Kanbanize ihre Wahl! 

Das Tool bietet eine leistungsstarke Implementation des Kanban-Konzepts, indem es ein neues Feature-Set bereitstellt, das speziell für die gleichzeitige Bearbeitung mehrerer Projekte entwickelt wurde. Kanbanize ist mit innovativen Funktionen ausgestattet und bietet gleichzeitig eine saubere, übersichtliche Oberfläche. Aufgabenabhängigkeiten können über die Verknüpfungsfunktionen für Karten visualisiert werden (ja, keine Gantt-Diagramme mehr). Das Tool bietet KPI-Überwachung und Meilensteinverfolgung, sowie die Möglichkeit, die Anzahl der Karten zu definieren, die jedes Teammitglied in einer Spalte oder einem Schwimlane hinzufügen kann, um die Menge an Arbeit zu ermitteln, die eine Person auf ihrem Tisch hat. 

Zum Performance Tracking bietet Kanbanize Aktualisierungen in Echtzeit durch einfache Zeiterfassung bei Aufgaben erhalten Sie Zugriff auf einige intelligente Analysen, einschließlich Heatmaps und Monte-Carlo-Simulationen für Prognosen.

Die Software ist als reines Online-Angebot konzipiert und wird somit ausschließlich von Kanbanize selbst betrieben.

Trello

Trello ist der unbestrittene Marktführer unter den digitalen Kanban-Boards. Mehr als 25 Millionen Nutzer hat das Tool mittlerweile und die irren sich nicht: Trello ist ein intuitives, schickes und sehr flexibles Tool. Die Bedienung ist absolut und intuitiv und tut genau das, was man erwarten würde. Mit Trello könnt Ihr beliebig viele Boards erstellen, Aufgaben-Karten verwalten und mit Anhängen bis 10MB versehen. Farbige Labels machen die Bedienung noch etwas einfacher.

Trello ermöglich die Anbindung an einige andere Tools und Plattformen, unter anderem die beliebte Projektmanagement-Plattform Jira, die ebenfalls von Atlassian entwickelt wird. Es gibt auch eine gut funktionierende Mobilversion für Android und iOs.

Als Cloud-Anwendung, die ausschließlich von Atlassian selbst betrieben wird, muss man als Nutzer allerdings damit leben, dass alle Daten auf Atlassians eigenen Servern gespeichert werden.

MeisterTask

Der deutsche Anbieter MeisterTask hat sich zum Ziel gesetzt, Trello vom Thron zu stoßen. Mit hoher Benutzerfreundlichkeit und einem schnellen Einstieg kann das Tool mit Trello mithalten. Insgesamt ist MeisterTask das vemutlich intuitivste Online-Tool zum Aufgabenmanagement.

Aber MeisterTask macht auch kaum etwas anders, als die Konkurrenz. Es gibt beliebig viele Boards, die Möglichkeit zur Automatisierung und eine hohe Flexibilität. Unter anderem werden Erweiterungen und Integrationen von beispielsweise Salesforce, Slack und Google Drive angeboten. Auch von MeisterTask gibt es Apps für sowohl Android als auch iOs.

Die Software ist als reines Online-Angebot konzipiert. Auch hier muss man also mit dem Hosting durch MeisterTask selbst Vorlieb nehmen. Die Server stehen in Frankfurt am Main, sowie weiteren Standorten in Deutschland.

Monday.com 

Die Software von Monday.com ist momentan äußerst präsent – und das nicht zu Unrecht. Mit seinem starken User Interface und dem sehr flexiblen, dabei jederzeit intuitiven Auftritt hat es sich schnell in die Herzen der Nutzer katapultiert. Es gibt ein kombiniertes Dashboard, unbegrenzte Boards und Karten mit Anhängen, Kommentaren, der Zuordnung von Personen und auch sonst allem, was man von der Konkurrenz gewohnt ist.

Zudem kann die Arbeitsfläche je nach Bedarf verschieden dargestellt werden, zum Beispiel entweder als Kanban-Board oder aber als Liste. Darüber hinaus bietet die Software viele Möglichkeiten zur Automatisierung und diverse Integrationen, etwa zu Slack, Jira, Github und vielen anderen.

Auch monday.com ist ein reines Cloud-Produkt und kann derzeit nicht selbst betrieben werden. Gehostet werden die System von der amazon- und der Google-Cloud zu deren Bedingungen.

Kanboard (kostenlos, Open-Source)

Kanboard ist ein Minimalist aber durchaus keineswegs unterlegen. Zwar ist die Software etwas weniger durchgestylt als die Konkurrenz, doch die Funktionen sind alle hervorragend ausgebaut und die Boards funktionieren wie gewünscht. Es gibt beliebig viele Spalten und farbige Karten, Zeitkontigente, Tags, Kommentare und Anhänge – alles, was das Herz begehrt. Auch Erweiterungen zu Drittanbieter-Tools sowie ein einfacher Editor zur Kartenerstellung sind vorhanden.

Abstriche muss man bei Kanboard hingegen bei der mobilen Nutzung machen, denn derzeit gibt es keine nativen Apps. Allerdings geht Kanboard auch bei der Speicherung einen anderen Weg als die berühmten Cloud-Vorbilder. Als Open-Source-System lässt es sich schnell und einfach auf den eigenen Servern installieren. Dadurch habt Ihr das System vollkommen in der eigenen Hand und könnt es dank PHP-Basis Euren Bedürfnissen anpassen.

Wekan (kostenlos, Open Source)

In eine ähnliche Kerbe schlägt auch das Open-Source-Tool Wekan. Wekan kann auf eigenen Servern betrieben und verwaltet, aber auch als Software-as-a-Service genutzt werden – Ihr habt also die Wahl.

Die Oberfläche und die Möglichkeiten sind stark an Trello orientiert und müssen sich dahinter nicht verstecken. Außerdem ist die Software insbesondere für ein Open Source Produkt sehr gut designt und kann locker mit den Marktführern mithalten. Es gibt alle üblichen Kanban-Funktionen, wie die flexible Anzahl von Boards und Karten, eine Kommentarfunktion, Dateianhänge und vieles mehr.

Allerdings ist eine Anbindung an andere Tools derzeit nicht möglich. Es gibt aktuell auch keine nativen Apps für die Nutzung mit Tablets oder Smartphones.

Fazit

Egal für welches dieser Produkte Ihr Euch entscheidet, Ihr erhaltet in jedem Fall ein voll funktionsfähiges Kanban Tool, mit dem Ihr Eure Projekte sehr effektiv steuern könnt. Macht Euch Gedanken darüber, wie wichtig Euch der Speicherort Eurer Daten, die mobile Nutzung ud der Presi ist und legt los - es wird sich lohnen.