Cybay New Media

Die Digitalagentur Cybay ist seit gut 20 Jahre im Business und arbeitet mit IT-Kräften und kreativen Designern der Region zusammen um heraus zu finden, was Unternehmen und Nutzer wirklich glücklich macht. Der Agentur ist es wichtig, die Projektabwicklung von der Strategieberatung bis zum Relaunch aus einer Hand und ohne Outsourcing zu liefern.

Die Herausforderung

Der Agenturalltag ist immer noch stark geprägt vom Vorgehen per Wasserfall. Im Projektmanagement von Webagenturprojekten kennen wir durch das "Magische Dreieck" im groben drei Größen: Zeit, Geld und Scope (Umfang). 

Das Wasserfallmodell geht von einem festen Scope aus und definiert diesen in Lasten- und Pflichtenheften, die dann Basis für den Vertrag sind. Viele Agenturen wissen, dass dies ein Wunschdenken ist - der Scope wird erst im Laufe des Projekts klar. 

Cybay hatte, wie sehr viele Webagenturen, das Problem der kontinuierlichen Veränderungen des Scopes und die damit einhergehenden Änderungen in Zeit und Geld. Folge waren Armdrücken mit den Kunden, Zeitinvest in endlose Vertragsanpassungen (da sich Pflichten- und Lastenheft änderten) und Projekte, die nicht den erwünschten Gewinn erzielten.

Ziel war es, trotz variablem Inhalt, zufriedene Kunden, eine gute Kommunikation, balanciertes und effektives Arbeiten (nicht Zeitinvest in Armdrücken) und einen verlässlichen Gewinn zu erzielen. 

Unsere Herangehensweise

Anfang 2017 entschied sich Cybay, einen radikalen Schritt zu gehen. Treiber und Ideengeber für den Changeprozess war der Inhaber Johannes Huwe. Beim Agenturcamp 2016 in Hamburg lernte er den RE.A.L.-Ansatz von sitegeist kennen und war sehr schnell davon überzeugt, dass dieser auch für Cybay funktionieren kann. 

Nach einigen Vorgesprächen mit Sven und Gina startete Cybay das Projekt mit einem zweitägigen Kick-Off-Workshop im April 2017. Folgende Bausteine wurden seitdem eingeführt und in den vergangenen zwei Jahren in der Praxis mit Leben gefüllt:

• Einführung crossfunktionaler Teams
• Selbstorganisierte Teams
• Kanban
• Agiles / Leanes Projektmanagement
• Raw Estimation
• Interview

Nach den Kick-Off-Workshop im April konnten allen Cybay-Kollegen am Core Culture Questionnaire nach William Schneider teilnehmen, danach wurden Interviews mit allen durchgeführt. Durch das Erste wurde schnell und mit wenig Aufwand ein Blick auf die Firmenkultur möglich. Damit konnte sichergestellt werden, dass Kanban ein gutes Mittel zum Zweck sein würde. 

Das Zweite ermöglichte ganz Cybay von Anfang an in den Prozess einzubinden. Erfahrungsgemäß werden durch diese Vorgehensweise viele Fragen schon zu Beginn abgefangen und eine erste gemeinsame Ausrichtung ermöglicht.

Danach ging es mit crossfunktionalem Teambuilding, Kanban-Hilfe und Rollenschulungen weiter. Somit konnten wir gewährleisten, dass von Beginn an das Know-How Cybay-intern vorhanden ist und nicht auf externe Berater zurück gegriffen werden muss. Cybay konnte sich in Folge dessen von Anfang an recht autonom bewegen und in schnell wachsendem Maße wurde nur noch Hilfe bei schwierigeren Themen oder Aufgabenstellungen hinzu geholt.

Im Laufe der Zusammenarbeit wurden mit Cybay auch Eventstormings durchgeführt und das Kanban Maturity Model genutzt.

Das Ergebnis

Cybay ist eine "vorbildliche, agile Organisation" geworden. Das ist einfach zu erkennen: Cybay sucht inzwischen automatisch nach Optimierungspotential für die Kunden - Agilität ist zur DNA geworden. Cybay beschreibt dies selbst so: