Otto Group IT

Die Aufgabe der Otto Group IT ist es, Technologien und Services zu identifizieren, sie marktreif zu entwickeln und für die gesamte Otto Group verfügbar machen. Dazu schöpft man aus umfassendem Konzernwissen, einem starken Partnernetzwerk und versteht sich sowohl als beratender Impulsgeber wie auch als interner Serviceprovider für modernste IT-Technologien und Anwendungen.

Die Herausforderung

Die Otto Group IT ist in drei bzw. vier Bereiche aufgeteilt (Anwendungen, Arbeitsplatz, Rechenzentrum und Portfoliomanagement), die sich zum Teil unabhängig voneinander weiterentwickelt haben und vor der Aufgabe standen Betrieb und Projekte zu balancieren, die Kommunikation in der gesamten Otto Group IT zu optimieren (Teams, Abteilungen, Bereiche und Direktionsbereich) und Innovation zu kanalisieren.   

Unsere Herangehensweise

Es wurde zeitgleich in allen drei Ebenen der Organisation angesetzt und im ersten Schritt grundlegend geklärt, wie eine agile und fluide aber geregelte Kommunikation über drei oder vier Ebenen funktionieren kann.

Dann wurden zusammen mit den Teams in Trainings, Workshops, Simulationen, Retrospektiven und mithilfe von praktischer Unterstützung Kanban Boards auf Teamebene (Flight Level 1) aufgebaut.

Zeitgleich wurde auf Abteilungs-/Bereichsebene mit den Abteilungs- uns Bereichsleitern in Trainings, Workshops, Retrospektiven, Simulationen und mithilfe von praktischer Unterstützung Kanban Boards auf Abteilungsebene (Flight Level 2) aufgebaut. Da es sich in diesem Level vorwiegend um Koordination und Blockadenbehebung dreht, kristallisierte sich im Laufe der Zeit das Themengebiet der Delegation und Entscheidungsfindung heraus. Daher wurden weiterführende Workshops zu Delegationspraktiken und Entscheidungsfähigkeit durchgeführt.

Um eine Kontinuität zu gewährleisten war mindestens eine Person pro Bereich innerhalb der Otto Group IT notwendig, die Vollzeit den Wandel begleitet, also verlässlich eine Anlaufstelle bietet und weiß "wo aktuell der Schuh drückt". Diese Person wurde von sitegeist iterativ aus- und weitergebildet.

Um im Flight Level 3 alle Fäden zusammenzuführen, strategisch schlagkräftig zu werden und sich darauf zu fokussieren Initiativen schnell und erfolgreich zum Ziel zu führen, wurde mit den Bereichsleitern und dem Direktor des Bereichs in Trainings, Workshops, Retrospektiven, Simulationen und mit Hilfe von praktischer Unterstützung Kanban Boards auf Direktionsebene (Flight Level 3) aufgebaut.

Im vorerst letzten Schritt wurde einem interessierten Bereichsleiter eine Next-Step-Analyse auf Basis des Kanban Maturity Models (Reifegradmodell) an die Hand gegeben, um sich immer wieder verorten zu können. So ist es möglich sinnvolle und unsinnige nächste Schritte zu identifizieren, um eine Stagnation der Entwicklung wie auch eine Überforderung des Systems zu verhindern.

Das Ergebnis

Kanban konnte in allen Teams erfolgreich etabliert werden und die Teams nutzen Kanban inzwischen täglich um Betrieb und Projekte zu balancieren und die Kommunikation zu gewährleisten und schlank zu halten. Auch auf Bereichsebene (Flight Level 2) nutzen alle Bereiche Kanban und haben über interne Experimente eine gute digitale Lösung gefunden um die Flight Level zusammen zu koppeln.

In der strategischen Flughöhe des Flight Level 3 der Direktion hat sich auffallend viel Transparenz gezeigt. Das Flight Level 3 Kabanboard hängt für alle sichtbar im Gang der Direktion und kann von allen KollegInnen genutzt werden, um sich einen Überblick zu verschaffen. Kommunikation und Transparenz wurde so in der gesamten Direktion signifikant gesteigert und Arbeit (z. B. auch Innovation) fokussiert.

Otto wird sich weiterhin wandeln, so wie sich Otto seit der Gründung wandelt. Kanban ist inzwischen in der Otto Group IT eine etablierte Methode, um Veränderung zu fördern und kanalisieren. Wir bieten Otto weiterhin Hilfe in jeglicher Form und haben mit dem KMM (Kanban Maturity Model) eine schlagkräftige Methode große Systeme gegebenenfalls langfristig zu begleiten. Unser klares Ziel ist auch hier uns möglichst unnötig zu machen.